Как правильно внедрять RPA в вашей компании

Как правильно внедрять RPA в вашей компании

«Роботы собираются украсть наши рабочие места!» Сколько раз вы слышали это утверждение? Здесь, в ElectroNeek, мы слышим это от новичков в RPA почти каждый день.

Чтобы помочь преодолеть сложности вокруг этой большой темы, мы рассмотрим важные проблемы, связанные с сотрудниками и внедрением RPA. А также определим, что такое RPA, как она может использоваться в вашей компании и предоставим вам рекомендации о том, как решить нежелание вашей команды роботизироваться и успешно масштабировать RPA на вашем предприятии.

Понимание основных проблем при реализации РПА

По данным McKinsey & Company, 45% деятельности, за выполнение которых людям платят, может быть автоматизировано путем использования технологий. 

Неудивительно, что внедрение RPA вызывает озабоченность на любом предприятии на различных уровнях.  

Представьте себе: вы — генеральный директор в небольшой или средней компании. Вы рассматриваете развертывание RPA как один из инструментов управления бизнес-процессами и уже объявили об этой возможности своей команде. Излишне говорить, что вы можете столкнуться с недовольством и сопротивлением:

  • Ваши младшие и средние сотрудники паникуют по поводу того, что их работа будет заменена роботами.
  • Ваш HR уже борется с расстройством сна, репетируя прощальную речь для любимых сотрудников.
  • Наконец, вы поймали себя на том, что тонете в мыслях об этике возможных сокращений персонала.

Истоки этих страхов лежали прежде всего в начале XIX века в рабочем движении, которое дало свое название термину «Луддит», обычно используемому в наши дни для описания человека, который выступает против любых технологических изобретений. Луддиты были организацией английских текстильщиков в XIX веке. Они разрушали текстильные машины, чтобы показать свой протест новым методам работы. Несомненно, современные луддиты не столь радикальны. Однако страх быть замененным «злой машиной» все еще живет в подсознании многих людей. 

Простая истина заключается в том, что большинство этих проблем возникает из-за отсутствия знаний о том, что такое роботизированная автоматизация, что она может и чего не может делать. И как генеральный директор, вы должны предоставить своей команде четкие определения и примеры предстоящих процессов, корректируя любые ошибочные мнения на начальном этапе. 

Давайте копнем немного глубже и обсудим значение коммуникации между вами и вашими сотрудниками, которая, как мы надеемся, может привести их от хорошо написанных научно-фантастических сценариев на землю. 

Как объяснить что такое RPA своей команде в простых терминах?

RPA позволяет роботизировать процессы. Проще говоря, это технология, которая позволяет людям развертывать «цифровую рабочую силу» или роботов, которые имитируют действия человека в компьютерных системах для более эффективного выполнения бизнес-процессов. RPA помогает компаниям оптимизировать свою деятельность, повысить производительность и прибыльность в долгосрочной перспективе.

Проще говоря, RPA справляется с повторяющимися и обыденными задачами. 

Объясняя этот термин своей команде, вы можете привести несколько простых примеров: 

  • В бухгалтерском учете: автоматизированная обработка и сверка заработной платы.
  • В отделе продаж/обслуживании клиентов: категоризация и отправка ответов на стандартные запросы и вопросы.
  • В любом административном делопроизводстве: автоматизация ввода данных, передачи документов, сканирования.

Предоставляя вашей команде такие примеры, вы должны подчеркнуть, что основная цель RPA — автоматизировать рабочий процесс и позволить сотрудникам использовать свое время для более творческих и разноплановых задач.

Объясните, как RPA может помочь команде в рутинных процессах

Любой бизнес и отдел имеет функциональные возможности, которые могут быть автоматизированы. Результаты таких процессов будут влиять на работу многих сотрудников.

Не торопитесь

Прежде всего, RPA экономит время, принимая на себя бремя рутинных задач и позволяя сотрудникам сосредоточиться на более аналитических и стратегических функциях без стресса и спешки. Больше не нужно работать сверхурочно.

Оптимизируйте свой рабочий процесс

Да, иногда ошибки неизбежны. Согласно исследованию NASA, возникновение человеческих ошибок может привести к 60-80% риска, в таких отраслях, как здравоохранение, банковское дело и авиационный сектор. Для сотрудников, большую часть времени занимающихся задачами, требующими точного ввода или передачи данных, RPA может стать блестящим решением в снижении стресса на работе и доведении результатов до совершенства.

Продвижение. А почему бы и нет?

По мнению Deloitte, RPA дает людям возможность повысить свою индивидуальную ценность, более полноценно участвовать в достижении целей и стратегий своих организаций и выйти на рынки, которые ранее были недоступны из-за ограничений по возможностям и мобильности.

Зачем же скучать с монотонными копипастами изо дня в день, если вы можете быть бесстрашным пионером, создающим новую, продвинутую рабочую среду, где вы и ваши коллеги заняты более захватывающими задачами?

Как повысить уверенность вашей команды: подчеркните их преимущества перед ботами

Вот по крайней мере 3 фактора, которые дают людям превосходство над роботами:

Эмоциональный интеллект и критическое мышление

Главное преимущество человека перед роботом — это нестандартное мышление. В то время как RPA в основном используется для выполнения повторяющихся задач, человеческие задачи требуют аналитических навыков и чувствительности, которые жизненно важны в клиентоориентированном подходе. 

Креативность

Творчество — неотъемлемая часть нашей работы. Это относится не только к таким классическим областям, как искусство, музыка, но и к маркетингу и даже инженерии. Даже если работа вашей команды напрямую не связана с этими областями, всегда есть место для творчества в поиске оптимальных решений выполнения сложных задач.

Коммуникативные навыки

Независимо от того, говорим ли мы об эффективной командной работе или качественном обслуживании клиентов, она не может быть достигнута без способности обеих сторон коммуникации находить точки соприкосновения в различных ситуациях. Несмотря на технический прогресс, навыки ведения переговоров и достижения консенсуса — это то, что делает человека уникальным. 

Итог: коммуникация очень важна

Теперь, когда у вас есть четкое представление о том, какие проблемы вашей команды должны быть решены, пришло время понять, как решить их эффективно.

Будьте лидером для своей команды

Оставаясь на передовой, отвечая на вопросы «что» и «почему», вы сможете завоевать лояльность сотрудников к изменениям, а также их уверенность в будущем.

Покажите на примере

Выдающейся тактикой для надежной коммуникации в компании был бы обмен историями успеха, где применялась RPA. Независимо от того, коллега ли это из других отделов вашей компании или кто-то коллега из смежной области, который согласился поделиться своим опытом использования решений RPA — такие встречи могут стать решающими.

Например, следующий пример использования автоматизации показывает фактическое влияние в цифрах от внедрения RPA.

Пример использования: автоматизированные процессы в сканированных документах

Проблема: среднерыночная финансовая компания имеет дело с огромным количеством входящих данных в различных форматах (печатные документы, платежные квитанции, диаграммы и таблицы excel, сканы и т. д.). Затем материалы передаются в другие исходные системы, такие как электронные таблицы excel, внутренние CRM и сторонние веб-сайты. Как правило, сотрудники тратили от 1 до 3 рабочих часов в день на обработку этих данных вручную.

Решение: чтобы обрабатывать ввод и вывод данных для всех запрошенных анализов, компания обратилась к решениям RPA. Специальный бот автоматизировал процесс управления вводом и выводом данных для всех необходимых отчетов. Автоматизация также использовала технологию OCR для автоматического извлечения данных из отсканированных документов. 

Результаты: автоматизированная интеграция устанавливает связь между системами данных и хранилищами данных. Обработка данных теперь выполняется в 26 раз быстрее и с нулевой частотой человеческих ошибок. На личном уровне сотрудники более удовлетворены, так как они освобождены от рутины, а сверхурочная работа сведена к минимуму. 

Объясните, как автоматизация предоставляет новые возможности для сотрудников

Если у вас уже есть список должностей в вашей компании, которые должны быть частично автоматизированы, найдите время, чтобы объяснить новые функциональные возможности для этих ролей в компании на каждом связанном уровне коммуникаций. 

Объясните, почему сейчас самое подходящее время для перемен

Более 80% компаний Global 2000 уже переходят к автоматизации, причем 13% организаций уже эффективно развернули RPA, 27% все еще переходят к производству, а 34% все еще попробуют. Сделайте акцент на том, что инновационный подход может стать конкурентным преимуществом вашей организации, и если вы сохраните статус-кво, компания и все рабочие места могут оказаться под угрозой.

В этой статье мы рассмотрели основные проблемы, связанные с рабочей силой RPA, и попытались дать вам руководство по тому, как их решить.

RPA стремительно претендует на свое место в корпоративной структуре. Итак, как мы видим, в двух словах, наиболее важным фактором, определяющим долгосрочную эффективность внедрения автоматизации, является то, что она направлена не на снижение трудозатрат, а на повышение ценности текущих бизнес-процессов любого предприятия на наиболее значимых уровнях.

Comments are closed.