Как рассчитать ROI в проектах RPA: экономика автоматизации бизнеса

Как рассчитать ROI в проектах RPA: экономика автоматизации бизнеса

Весь наш мир состоит из чисел. Во времена растущей цифровой конкуренции за операционное превосходство это утверждение становится ещё более актуальным.

Расчёт рентабельности инвестиций (ROI) — это высшая мера успеха, особенно когда речь идёт об инициативах по автоматизации, которые напрямую влияют на различные области непрерывности бизнеса: от сокращения денежного цикла до уровня удовлетворённости клиентов.

Преобладает мнение, что расчёт ROI в проектах RPA — сложная затея. Однако ничего стоящего не даётся легко, и если вы стремитесь принимать обоснованные стратегические решения на основе цифр, вам необходимо уметь рассчитывать рентабельность инвестиций в проектах автоматизации.

В этой статье мы поможем вам разобраться в проблемах, связанных с расчётом ROI в проектах RPA, подскажем, с чего начать автоматизацию и каких результатов от неё ожидать, выявим факторы, формирующие ROI в проектах RPA, и покажем вам реальный пример расчёта ROI.

Измерение ROI в RPA: с чего начать? 

Нельзя пренебрегать суперсилой программных роботов. Однако для оценки производительности RPA необходимо иметь чёткое представление о том, с чего начать.

Это означает, что вашему предприятию необходим хороший план по автоматизации, который вписывается в общую бизнес-стратегию.

Узнать больше о том, с чего начать

Перед внедрением вам необходимо посмотреть на свою стратегию через призму целей, которых вы стремитесь достичь с помощью RPA. 

Например, ваша бизнес-цель — улучшить качество обслуживания клиентов. Тогда ваша стратегия автоматизации должна быть сосредоточена на областях/задачах, которые служат этой цели. Чтобы достичь этого, вам также необходимо распределить роли и обязанности и установить ощутимые KPI.

Из шагов, упомянутых выше, одним из наиболее важных является определение процессов для автоматизации. 

Не секрет, что не все задачи можно автоматизировать, поскольку роботизированная автоматизация процессов — это технология, имитирующая деятельность человека и выполняющая повторяющиеся и рутинные задачи.

Прежде чем углубляться в расчёт рентабельности инвестиций, давайте разбёремся, какие процессы действительно можно автоматизировать.

Вот список характеристик, которые должны присутствовать у задачи, чтобы она могла быть автоматизирована. Фактически они помогут получить чёткое представление о том, стоит ли вкладываться в автоматизацию в вашем конкретном случае.

1. Задачи, основанные на правилах

Являются ли процессы, которые вы собираетесь автоматизировать, структурированными и основанными на правилах?

В случае если в них много человеческих решений и исключений, их будет нелегко автоматизировать, или вам следует рассмотреть возможность их повторного моделирования. 

2. Задачи трудоёмкие и рутинные

Рассчитайте количество времени, которое члены вашей команды тратят на трудоёмкие повторяющиеся задачи. Если задачи занимают более 1 часа, их следует автоматизировать. Если их меньше, их всё равно можно автоматизировать, однако тогда рентабельность инвестиций не будет такой ощутимой.

3. Данные распознаваемы

RPA работает на поверхности почти любых приложений и баз данных, не внося изменения в существующую инфраструктуру, но важно, чтобы обработанные данные были распознаваемыми и оцифрованными. Например, работу с изображениями, которые не были распознаны с помощью инструмента распознавания текста, нельзя автоматизировать.

4. Данные структурированы

Данные могут быть автоматизированы, если они имеют структуру, т.е. есть чётко определённые категории или типы данных, по которым можно выполнять поиск. Например, некоторые данные (текст, термины, цифры), которые робот находит в заданных полях в процессе обработки данных, могут вызывать определённые действия в системе. В случае, если данные неструктурированы (например, это аудио или видеофайлы) обработать их с помощью RPA не получится (по крайней мере на данном этапе развития технологии).

Исключение: некоторые платформы, такие как ElectroNeek, способны выполнять автоматизацию даже для неструктурированных данных. Это относится к стандартизированным документам с переменным форматом (например, счетам-фактурам).

«Невозможно измерить ROI в RPA»: развенчание мифа

Если Вы когда-либо всерьез интересовались автоматизацией процессов, то наверняка слышали данное утверждение.

Что ж, ROI действительно нельзя измерить в RPA-проектах, если Вы их так и не внедрили. 

В обратном случае существует огромное количество метрик, которые можно измерить при расчёте рентабельности инвестиций.

Начнём с малого: количественные показатели RPA-проектов

Согласно отчёту PWC о цифровизации, роботизированную автоматизацию процессов можно назвать «четвёртой промышленной революцией». Очевидно, это связано с тем, что результаты автоматизации настолько значимы, что в некоторых случаях она может улучшить всю операционную систему компании.

По данным многочисленных опросов и отчётов (в том числе Everest Group Report, PWC, Лондонской школы экономики), существует как минимум 5 количественных результатов автоматизации для предприятия.

  • Экономия затрат

RPA обойдётся компании от 3 до 10 раз дешевле, чем если бы данные задачи были переданы сторонним специалистам.

  • Время

Использование программных роботов позволяет значительно сократить время обработки. В некоторых случаях — с недель до секунд.

  • Точность

Роботизированная автоматизация процессов может снизить уровень эксплуатационных ошибок буквально до 0.

  • Долговечность и гибкость

Роботы настраиваются и могут эффективно работать в любое время и по любому графику, даже 24/7. 

  • Скорость реализации

Среднее время автоматизации процесса с помощью RPA — от нескольких дней до пары недель.

Наконец, согласно упомянутым выше опросам, средняя окупаемость инвестиций для компаний, выбравших роботизированную автоматизацию процессов, составляет 300%. 

Погружение в тему: качественные показатели так же важны

Помимо количественных результатов, таких как сокращение времени цикла или затрат, также следует учитывать качественные показатели:

  • Качество обслуживания и лояльность клиентов

На первый взгляд, этот показатель сложно измерить, но на самом деле это не так. Один из способов — провести опрос клиентов до и после автоматизации и сравнить динамику уровня удовлетворённости клиентов.

  • Снижение ошибок

Чтобы измерить эту метрику, у вас должна быть статистика количества ошибок за определённый период до автоматизации и после неё. Количество ошибок и затраты на их исправление до и после автоматизации составят разницу.

  • Мотивированность сотрудников 

Его можно измерить так же, как метрику удовлетворённости клиентов. Попросите своих сотрудников заполнить анкету об удовлетворённости своей рабочей нагрузкой и функциями до и после внедрения RPA. 

  • Деловая гибкость

RPA может стать первым шагом в добавлении гибкости вашим инициативам по цифровой трансформации, поскольку автоматизация освобождает человеческий персонал и открывает дорогу для дальнейшей цифровой интеграции. Для его измерения вы можете присвоить значение каждой новой стратегической инициативе, появившейся после первоначальной успешной автоматизации.

  • Устранение рисков простоя

Непрерывность рабочего процесса — один из важнейших аспектов успеха в любом бизнесе. RPA позволяет компаниям работать без простоев, устраняя 100% зависимость от человека. Эту метрику можно измерить, сравнив значение предыдущих или потенциальных последствий простоя для бизнеса без RPA со значением устранения этого риска с помощью RPA.

1 шаг к расчёту рентабельности инвестиций: ценность выигрыша во времени

Теперь, когда вы лучше понимаете результаты, которые автоматизация может принести вашей компании, пора подойти к основной теме.

Одна из распространённых ошибок при расчёте ROI в проектах RPA — это применение формулы, где ROI рассчитывается как разница между стоимостью процессов, выполняемых с сотрудниками, и стоимостью процессов, выполняемых программными роботами. 

Откроем секрет: это не ROI.

Что тогда? Правильнее было бы назвать разницу «ценность приобретенного времени», или Value of Time Gains (VTG), поскольку, помимо затрат, связанных со стоимостью времени, сэкономленного за счет автоматизации, возврат инвестиций в RPA-проекты состоит из многих других значимых компонентов, которые мы раскроем в более подробно в этой статье.

Тем не менее расчёт VTG будет первым важным шагом на пути к пониманию полной картины расчета рентабельности инвестиций. 

Ниже приводим формулу расчета VTG в проектах RPA.

VTG = (EC — AC) / AC x 100 %

где EC (Employee Costs) = Затраты на процессы, выполняемые сотрудниками

AC (Automation Costs) = Стоимость процессов, выполняемых роботами.

И прежде чем углубляться в расчет VTG, давайте определим, из чего на самом деле состоят EC и AC.

EC = Затраты на процессы, выполняемые сотрудниками

Для некоторых из нас расходы, связанные с сотрудниками, рассчитываются только на основе размера заработной платы. На самом деле, этот расчет сложнее и состоит из набора прямых и косвенных затрат.

Фактические среднестатистические расходы на сотрудника составляют:

Прямые расходы:

  • Оклад
  • Налог на заработную плату, социальное обеспечение и т. д.
  • Оплачиваемые больничные листы
  • Оплачиваемые ежегодные отпуска

Косвенные расходы:

  • Аренда офиса;
  • Счета за коммунальные услуги;
  • Рабочее пространство (IT-инфраструктура, телефон, мебель и т. д.).

Прочие расходы:

  • Социальные бонусы и корпоративные мероприятия;
  • Обучение, тимбилдинги.

Как мы рассчитываем EC?

Помимо затрат на рабочую силу, перечисленную выше, нам необходимо знать ставку ЭПЗ (эквивалент полной занятости). Например, один сотрудник может лишь частично участвовать в повторяющихся задачах, тратя на это только 30% своего рабочего времени. В этом случае его участие составит 0,3 ЭПЗ.

Следовательно, формула для расчёта EC будет следующей:

Затраты на персонал (прямые + косвенные расходы) x коэффициент ЭПЗ.

AC = Стоимость процессов, выполняемых роботами

Затраты, связанные с автоматизацией (затраты на RPA), также не являются однозначными, и, более того, существуют также прямые и косвенные расходы:

Прямые расходы:

  • Затраты на программное обеспечение

Сюда входят лицензионные сборы, которые составляют незначительную часть затрат на автоматизацию.

  • Затраты на обслуживание

Он включает в себя все этапы внедрения — от анализа рабочего процесса до тестирования и фактического развёртывания. Это может быть передано разработчику или может быть выполнено собственными силами (оплачивается один раз при реализации).

  • Эксплуатационные расходы

Роботы должны быть гибкими для различных бизнес-сценариев и изменений. Это требует участия разработчиков RPA, которые будут работать над своевременной корректировкой. 

Косвенные расходы:

  • Виртуальное рабочее пространство

В идеале это подразумевает виртуальную машину с установленной операционной системой и определенными приложениями.

  • Затраты на электроэнергию и техническое обслуживание виртуальных машин

Аналогично EC, формула расчёта затрат на автоматизацию, выглядит следующим образом:

Затраты, связанные с RPA (прямые + косвенные расходы) x коэффициент ЭПЗ

Пример расчёта VTG как часть расчёта ROI

Перейдём непосредственно к практическому аспекту темы. Ниже вы можете увидеть реальный пример расчёта VTG в проекте автоматизации из банковской отрасли.

Задача: специалист среднего по размерам банка тратит в среднем 15 минут на обработку заявки на получение кредита, т. е. на обработку документов заявителя и сбор данных из скоринговых систем. Ежедневно он повторяет этот процесс примерно 20 раз, затрачивая в среднем 5 часов (0,6 ЭПЗ).

Процесс автоматизации: разработчик RPA создает программного робота, который выполняет обработку кредитной заявки за 3 минуты, то есть в 5 раз быстрее, чем сотрудник (0,12 ЭПЗ).

Ниже вы можете увидеть расчёт VTG на 1-й и 2-й год автоматизации процессов.

Расчёт VTG (Ценность приобретенного времени)

Примечание:

Расходы на сотрудников в год = среднегодовая заработная плата специалиста по банковскому делу + налоги и выплаты по социальному страхованию + прочие расходы на оплату труда.

Затраты, связанные с автоматизацией, рассчитаны с учетом средних рыночных затратах на программное обеспечение и обслуживание для 1 пользовательского пакета. Стоимость услуг оплачивается единовременно при внедрении, следовательно, они равны нулю для 2-го года.

VTG = (EC — AC) / AC) x 100%

то есть:

На 1 год:

VTG = ((70 000 x 0,6 — 35 000 x 0,12)/35 000 x 0,12 ) X 100% = 900%

На 2 год

VTG = ((70 000 x 0,6 — 25 000 x 0,12)/35 000 x 0,12) X 100% = 2233%

Расчёт ROI: что нужно учитывать

Как мы упоминали ранее, окупаемость инвестиций в проекты RPA состоит из ряда важных компонентов, помимо стоимости времени, затрачиваемого на бизнес.

Среди таких компонентов можно выделить следующие:

Ценность ускорения процесса

Например, автоматическая адаптация клиентов может сократить временные затраты с 7 до 2 дней. В зависимости от размера бизнеса это может принести сотни тысяч долларов прибыли.

Выгода от меньшего количества ошибок

Для некоторых предприятий ошибка может быть синонимом катастрофы. Автоматизация может уменьшить количество этих ошибок и сэкономить несколько миллионов долларов компаниям с более высоким уровнем риска ошибок.

Очевидно, когда речь идёт об эффективности RPA, нельзя полагаться только на прямой подсчет затрат. Существует огромное количество факторов, которые нельзя игнорировать для оценки реальных показателей ROI.

Следовательно, с учётом двух вышеуказанных факторов правильная формула для расчёта ROI в проектах RPA будет выглядеть следующим образом:

ROI = [(VTG * AC + выгода от ускорения процесса + выгода от меньшего количества ошибок) — AC] / AC x 100%

ROI в RPA: чем может помочь ElectroNeek

Мы рассмотрели наиболее частые вопросы, связанные с расчётом ROI в проектах RPA.

Если вы ещё не работали с RPA-платформой, узнайте больше о том, с чего начать процессы автоматизации именно в вашей компании.

Comments are closed.