Роботы в бухгалтерии: как внедрить RPA и нужно ли это вам

Роботы в бухгалтерии: как внедрить RPA и нужно ли это вам

Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько времени тратят бухгалтеры на рутинную работу? Сколько они перерабатывают во время сдачи квартальных отчетов? 

Сергей Юдовский, основатель компании ElectroNeek, рассказывает о том, как облегчить работу бухгалтеров в компании и когда это нужно делать.

Идеальный кандидат для автоматизации

Согласно исследованию CABA, почти 37% бухгалтеров говорят, что их работа является основной причиной стресса, а 29% указала на сложности в сохранении баланса между работой и личной жизнью. Две пятых (38%) бухгалтеров проверяют почту вне работы каждый день, а треть (33%) даже когда больны или в отпуске.

Такая статистика связана с многозадачностью и большой нагрузкой. Помимо типичных задач бухгалтерского учета существуют также административные обязанности: переписка по электронной почте, подача документов, выполнение ввода данных, сканирование документов и другие задачи, которые многие бухгалтеры выполняют ежедневно. 

Мы хотим на минутку оставить деловую часть вопроса и обсудить эмоциональную составляющую работы бухгалтера. Сочетание даже нескольких из этих задач может значительно увеличить продолжительность рабочего времени и повысить уровень стресса. 

Все эти процессы до сих пор выполняются вручную по нескольким причинам:

  • Во-первых, устаревшее ПО, которое разрабатывалось для внутреннего взаимодействия и не решает современные задачи. 
  • Во-вторых, многие финансовые процессы регламентированы государством, это и отчетные данные и типовые формы. 

Это существенно ограничивает создание современных интеграций и возможность использование готовых решений.

Но есть и хорошие новости. Многие из этих процессов могут быть автоматизированы. Из-за специфики работы, бухгалтерия — идеальная сфера для использования в ней роботизированной автоматизации. Типичные формы, работа с данными — все это может делать программный робот. 

3 варианта использования RPA в бухгалтерском учете

1. Кредиторская задолженность (AP)

Задача: бухгалтер вручную вводит входящие данные счет-фактуры: номер, сумму и другие связанные данные, из PDF-файлов в приложения SAP и электронные таблицы Excel. Это занимает от 30 до 60 минут.

Решение: RPA автоматизирует ввод и вывод данных и дополнительно создает дубликат PDF-файла на внутренних источниках. 

Результаты из нашей практики

  • Обеспечение соответствия политикам и правилам
  • Время обработки счетов сокращено до 60%

2. Сверка данных

Задача: бухгалтер фирмы среднего размера обычно тратит от одного до нескольких часов на согласование данных счет-фактуры текущего периода с данными предыдущего периода. 

Решение: программный робот RPA настроен на автоматическую сверку данных разных периодов каждый раз, когда открывается соответствующий файл. Данные, которые незначительно отличаются, могут быть обработаны вручную, однако основная часть стандартизированного процесса сверки ложится на программных роботов.

Результаты из нашей практики: 

  • Точность процесса сверки
  • Время сокращено с часов до нескольких минут

3. Подготовка отчетов о доходах и расходах

Задача: крупная бухгалтерская компания ежедневно отслеживает прибыль и убытки своих клиентов. Сотрудники полагаются на устаревшие системы, используют электронные таблицы и тратят часы на редактирование и создание отчетов вручную, которые впоследствии собираются в один отчет для окончательной проверки вышестоящим руководством.

Решение: RPA автоматизирует подготовку отчетов через стандартизированный сценарий обработки данных. После составления отчета программный робот автоматически отправляет его топ-менеджменту по электронной почте.

Результаты из нашей практики:

  • 130 часов экономии времени при подготовке отчетов
  • Сокращение процесса с 1 часа до 15 минут

RPA берет на себя не работу, а задачи

Стоит обратить внимание на то, что автоматизация решает только простые задачи — те, которые можно описать последовательностью действий. Бухгалтеры и финансовые эксперты остаются важнейшими звеньями в работе компании, они рассматривают внутренние процессы комплексно, анализируют их и выстраивают стратегии. Помимо этого, RPA дает сотрудникам больше времени на профессиональное развитие.

Современные бухгалтеры не должны бояться автоматизации, скорее, они должны инициировать использование этого инструмента. Именно так многие компании сегодня и приходят к автоматизации — сотрудники хотят больше времени уделять действительно важной работе, а не монотонным процессам.

Как понять, нужна ли вам автоматизация

RPA, безусловно, упрощает жизнь многим сотрудникам крупных организаций. Внедрение может быстро окупиться, например, не нужно нанимать новых сотрудников, а существующие стали более свободны и могут выполнять больше важных задач. Но стоит понимать, что это не панацея, которая подходит всем.

Когда автоматизация не нужна:

  • Для маленьких компаний. Если ваша компания еще только начинает свой путь и у вас в штате немного человек, то проще (и дешевле) нанять еще одного сотрудника.
  • Для непоследовательных и часто изменяющихся процессов. RPA работает, заставляя программных роботов следовать точному набору инструкций, если этот точный набор невозможен, то автоматизация не поможет.
  • Для небольших объемов работы. Если ваши сотрудники чувствуют себя комфортно или используют частичную автоматизацию, например, макросы, то не стоит спешить с внедрением RPA.

Вы решили использовать RPA, что дальше

  1. Определите отделы, в которых необходимо использование RPA. Как правило, это бухгалтерия, логистика, маркетинг, рекрутмент.
  2. Найдите повторяющиеся процессы, которые нужно автоматизировать в первую очередь. Идеально, если автоматический поиск будет одной из функций RPA-платформы, которую вы выбрали. 
  3. Позаботьтесь о своих сотрудниках. Объясните, почему сейчас самое подходящее время для перемен. Расскажите, что программные роботы не заменяют людей, они упрощают им работу.
  4. Оцените результаты. Не стоит забывать о том, что анализ прогресса — это отличный способ сделать еще лучше. Смотрите на показатели и тестируйте новые внедрения, только тогда вы сможете выстроить идеальную автоматизированную систему.

RPA действительно может облегчить жизнь вашим сотрудникам. Автоматизация повышает точность и скорость выполнения повторяющихся задач. Например, в одном из финансовых отделов, внедрение автоматизации позволило освободить до 2 часов в рабочий день у 5 сотрудников. Вот об этом стоит подумать каждому, кто сомневается в необходимости автоматизации. 

Сергей Юдовский для RusBase

Comments are closed.