Роботы в бухгалтерии: как внедрить RPA и нужно ли это вам

Роботы в бухгалтерии: как внедрить RPA и нужно ли это вам

Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько времени тратят бухгалтеры на рутинную работу? Сколько они перерабатывают во время сдачи квартальных отчетов? 

Сергей Юдовский, основатель компании ElectroNeek, рассказывает о том, как облегчить работу бухгалтеров в компании и когда это правильнее всего делать.

Идеальный кандидат для автоматизации

Согласно исследованию CABA, почти 37% бухгалтеров говорят, что их работа — основная причина стресса, а 29% жалуются на сложность сохранения баланса между работой и личной жизнью. Около 40% бухгалтеров проверяют почту вне работы каждый день, а еще 33% — на больничном или в отпуске.

Статистика довольно не веселая. В большинстве своем, она обоснована спецификой работы бухгалтеров — многозадачностью и высокой нагрузкой . Мало кто знает, что, помимо типичных задач, среднестатистический бухгалтер также исполняет административные обязанности: переписка по электронной почте, сканирование документов и подача документов, ввод данных в бухгалтерские системы и другая ежедневная бухгалтерская рутина. 

Отбросим ненадолго деловой подход и рассмотрим эмоциональную составляющую работы бухгалтера. Сочетание даже нескольких из этих задач может значительно увеличить продолжительность рабочего дня и повысить уровень стресса. 

Вдобавок ко всему, все эти задачи до сих пор выполняются вручную. По двум основным причинам:

  • Во-первых, бухгалтеры работают на устаревшем ПО, которое разрабатывалось для внутреннего взаимодействия и не адаптировано под решение современных задач;
  • Во-вторых, многие финансовые процессы регламентированы государством. К примеру, это и отчетные данные, и типовые формы. 

Эти причины существенно ограничивают создание современных интеграций и возможность использования готовых решений.

Но есть и хорошие новости. Все же эти процессы могут быть автоматизированы. Более того, бухгалтерский учет — идеальная сфера для использования в ней роботизированной автоматизации. Работа с со стандартизированными формами и регламентированными данными — что может быть лучше для программного робота? 

3 примера использования RPA в бухгалтерском учете

1. Кредиторская задолженность

Задача: бухгалтер консалтинговой компании вручную вводит входящие данные счет-фактуры: номер, сумму и другие вводные из PDF-файлов в приложения SAP и электронные таблицы Excel. Это занимает от 30 до 60 минут.

Решение: RPA автоматизирует ввод и вывод данных и дополнительно создает дубликат PDF-файла на внутренних источниках. 

Результаты из нашей практики

  • Обеспечение соответствия политикам и правилам
  • Время обработки счетов сокращено до 60%

2. Сверка данных

Задача: бухгалтер фирмы среднего размера обычно тратит от одного до нескольких часов на согласование данных счет-фактуры текущего периода с данными предыдущего периода. 

Решение: программный робот RPA настроен на автоматическую сверку данных разных периодов каждый раз, когда открывается соответствующий файл. Данные, которые незначительно отличаются, могут быть обработаны вручную, однако основная часть стандартизированного процесса сверки ложится на программных роботов.

Результаты из нашей практики: 

  • Точность процесса сверки
  • Сокращение процесса — с нескольких часов до нескольких минут

3. Отчет о прибылях и убытках

Задача: крупная бухгалтерская компания ежедневно отслеживает прибыль и убытки своих клиентов. Сотрудники полагаются на устаревшие системы, используют электронные таблицы и тратят часы на редактирование и создание отчетов вручную, которые впоследствии собираются в один отчет для окончательной проверки вышестоящим руководством.

Решение: RPA автоматизирует подготовку отчетов через стандартизированный сценарий обработки данных. После составления отчета программный робот автоматически отправляет его топ-менеджменту по электронной почте.

Результаты из нашей практики:

  • 130 часов экономии времени при подготовке отчетов
  • Сокращение процесса с 1 часа до 15 минут

RPA берет на себя не работу, а задачи

Стоит обратить внимание на то, что автоматизация решает только простые задачи — те, которые можно описать последовательностью действий. Бухгалтеры и финансовые эксперты остаются важнейшими звеньями в работе компании, они рассматривают внутренние процессы комплексно, анализируют их и выстраивают стратегии. Помимо этого, RPA дает сотрудникам больше времени на профессиональное развитие.

Современные бухгалтеры не должны бояться автоматизации, скорее, они должны инициировать использование этого инструмента. Именно так многие компании сегодня и приходят к автоматизации — сотрудники хотят больше времени уделять действительно важной работе, а не монотонным процессам.

Как понять, нужна ли вам автоматизация

RPA, безусловно, упрощает жизнь многим сотрудникам крупных организаций. Внедрение может быстро окупиться за счет того, что вам не нужно нанимать новых сотрудников, а у существующих освобождается больше времени для выполнения более важных задач. Однако стоит понимать, что автоматизация — это не панацея от всех проблем.

Когда автоматизация не нужна:

  • Для маленьких компаний. Если ваша компания еще только начинает свой путь, и в штате не так много человек, проще (и дешевле) нанять еще одного сотрудника;
  • Для нестандартизированных и часто меняющихся процессов. RPA наиболее эффективне в задачах, которые следуют точному набору инструкций — если процесс не подчиняется инструкциям, то автоматизация не применима;
  • Для небольших объемов работы. Если ваши сотрудники чувствуют себя комфортно или используют частичную автоматизацию, например, используют макросы, то не стоит спешить с внедрением RPA.

Вы решили использовать RPA, что дальше

  1. Определите отделы для внедрения RPA. Как правило, это бухгалтерия, логистика, маркетинг, рекрутмент.
  2. Найдите повторяющиеся процессы, которые нужно автоматизировать в первую очередь. Идеально, если автоматический поиск будет одной из функций RPA-платформы, которую вы выбрали.
  3. Позаботьтесь о своих сотрудниках. Объясните, почему сейчас самое подходящее время для перемен. Расскажите, что программные роботы не заменяют людей, а упрощают им жизнь.
  4. Оцените результаты. Анализ прогресса — это отличный способ сделать еще лучше. Смотрите на показатели и тестируйте новые внедрения — только тогда вы сможете выстроить идеальную автоматизированную систему.

RPA действительно может облегчить жизнь вашим сотрудникам. Автоматизация повышает точность и скорость выполнения повторяющихся задач. Например, в одном из финансовых отделов, внедрение автоматизации позволило освободить до 2 часов рабочего дня у 5 сотрудников. Об этом стоит подумать каждому, кто сомневается в необходимости автоматизации. 

Сергей Юдовский для RusBase

Comments are closed.