RPA для финансов и бухгалтерского учёта: 10 лучших примеров применения

В 2020 году финансовая отрасль столкнулась с рядом беспрецедентных проблем. Однако во всем стоит искать плюсы. Сейчас как никогда компании могут укрепить своё положение, используя роботизированную автоматизацию процессов (или RPA), для финансовых и бухгалтерских операций.

В этой статье мы продемонстрируем 10 лучших вариантов использования роботизированной автоматизации процессов в финансовых операциях. 

Почему банки инвестируют в инструменты RPA?

Чтобы обеспечить себе место под солнцем на высококонкурентном рынке, банки обращаются к технологическим решениям.

Роботизированная автоматизация процессов в сфере финансовых услуг позволяет добиться максимальной эффективности за счёт автоматизации повторяющихся задач без ущерба для персонала. Банковская отрасль инвестирует в RPA, чтобы получить конкурентное преимущество в гонке за цифровую трансформацию за счёт сокращения затрат, повышения качества бизнес-процессов и улучшения обслуживания клиентов. 

Примеры использования RPA в финансах и бухгалтерском учёте

Вот некоторые примеры роботизированной автоматизации процессов в финансовой сфере и выгоды, которые могут получить владельцы бизнеса от ее использования.

1. Автоматизация учета дебиторской задолженности 

Правильный учет дебиторской задолженности напрямую влияет на состояние организации. Ошибки при ведении учета дебиторской задолженности могут привести к нежелательным последствиям. Выполнение таких задач вручную может занять довольно много времени, так как информацию нужно обрабатывать в нескольких системах. 

Использование RPA в финансовой отрасли для автоматизации процесса составления и учета дебиторской задолженности поможет ускорить оплату счетов через автоматическую отправку информации клиентам по электронной почте. Чем раньше клиент получит счёт, тем раньше он заплатит, что устранит нежелательную задержку платежа. 

В целом дебиторская задолженность является хорошей отправной точкой для автоматизации финансовых отделов, поскольку она, как правило, в меньшей степени зависит от внешних документов.  

Ниже приведён список операций, связанных с учетом дебиторской задолженности, в которых автоматизация может быть полезна:

2. Автоматизация учета кредиторской задолженности

Обработка кредиторской задолженности — важная задача, требующая большого количества данных, которые приходится обрабатывать вручную. Используя программных роботов RPA в качестве цифровых сотрудников, счета-фактуры можно автоматически направлять сотруднику, ответственному за их утверждение, а также делать автоматические напоминания о дедлайнах. Программные роботы легко сопоставят данные о покупке с необходимым счётом, сделают сравнение и выделят несоответствия (если таковые имеются) для дальнейшей проверки человеком.

Несколько примеров применения автоматиции в учете кредиторской задолженности:

3. Автоматизация процессов проверки благонадежности клиентов 

По мере того, как нормативные требования становятся всё более жёсткими, процесс проверки благонадежности клиентов может затягиваться. Сотрудники зачастую проводят часы, просматривая внутренние и внешние системы для сбора информации о клиенте.

Программные роботы могут собирать всю необходимую информацию с помощью оптического распознавания символов. Эти извлечённые данные могут быть сопоставлены с информацией в файле, и отчёт будет представлен руководству для принятия обоснованного решения. Если разногласий не обнаружено, роботы автоматически внесут данные в профиль клиента. 

4. Финансовые сверки

Другой пример автоматизации финансов — сверки данных. К концу отчётного периода бухгалтерский учёт должен закрыть записи за месяц, чтобы сбалансировать счета и предоставить точный финансовый отчёт.

Этот процесс является источником постоянного стресса для бухгалтеров из-за извлечения и ввода данных вручную, сверхурочной работы и внимания к деталям. Помимо всего прочего, это парализует работу всего отдела. 

С помощью роботизации ваша команда сможет переключить своё внимание с ввода данных на выполнение реальной аналитической работы, которую роботы пока не могут исполнять. Программного робота можно настроить для проверки различных заказов и транзакционных данных, собранных из нескольких источников. Робот автоматически утвердит все совпадающие заказы и уведомит о расхождениях.

Программные роботы также могут упростить выверку банковских счетов, загружая банковские выписки и связывая их со счетами пользователей, проверяя баланс и транзакции, создавая записи в журнале и многое другое.

Что ещё может делать программный робот:

5. Обработка документов по командировочным расходам

До Covid-19 люди ездили в командировки, на встречи и конференции. Они возвращались со списком квитанций и счетов. При обработке документов вручную часто обнаруживается, что некоторые из квитанций пропали или не считаются коммерческими расходами. Это напрямую влияет на соблюдение требований и может даже отрицательно сказаться на удовлетворённости работой соответствующего сотрудника. 

Программные роботы могут не только извлекать данные из представленных форм, но и сравнивать их с внутренними правилами компании или нормами законодательства и уведомлять бухгалтерский отдел и сотрудников в случае нарушения политики. 

Некоторые примеры использования программных роботов при обработке квитанций:

6. RPA в управлении инвестициями 

Платформа RPA может даже выполнять функции инвестиционного менеджера и финансового консультанта. Программные роботы могут отслеживать прошлую и текущую стоимость инвестиций в реальном времени. Они могут оценить портфель и управлять рисками. Это позволит вам принять более обоснованное инвестиционное решение, благодаря информации, основанной на изменениях на рынке в режиме реального времени.

7. RPA в финансовом планировании и прогнозировании

Чтобы чётко видеть текущее положение вещей, важно планировать будущее и ставить правильные цели. Роботов можно настроить для обработки более ранних данных, составления финансовых отчётов из разных отделов и на их основе создавать финансовый прогноз, а также отчёты об отклонениях. Предоставьте вашим сотрудникам возможность заниматься наиболее важными процессами, имея план дальнейших действий. 

8. RPA в операционных финансах и бухгалтерском учёте

Остатки на банковских счетах загружаются в бухгалтерские системы. Это трудоёмкий процесс, который организации автоматизируют, чтобы сократить расходы за счёт экономии усилий своих сотрудников.

Роботизированная автоматизация процессов может преобразовывать данные в формат, который может обрабатывать бухгалтерский или финансовый отдел для последующей отправки отчётов.

9. Подготовка финансовой отчётности

Безопасный способ контролировать финансовые показатели компании — ежедневно отслеживать отчёты о прибылях и убытках. Однако создание этого отчёта вручную — трудоёмкая задача, RPA может снять эту задачу с вашего финансового отдела и генерировать эти отчёты практически в реальном времени, снижая риск неточностей.  

10. Налоговая отчётность

Налоговая отчётность заполнена рутинными процессами, часто выполняющимися вручную. Разрозненные системы и финансовые процессы для многих организаций часто затрудняют сбор и согласование налоговых данных.

Здесь может существенно помочь автоматизация. Программные роботы могут отвечать за сбор данных, подготовку отчётов, расчёт подлежащих уплате налогов и даже за отправку документов в системы налоговых органов. 

Заключение

Мы рассмотрели 10 вариантов использования RPA в финансах и бухгалтерии.

Роботизированная автоматизация процессов позволяет компаниям достичь безупречности операций без жертв и потери драгоценного времени. Так почему бы не обеспечить бесперебойность финансовых процессов и гарантировать рост вашего бизнеса?