RPA для финансов и бухгалтерского учёта: 10 лучших примеров применения

RPA для финансов и бухгалтерского учёта: 10 лучших примеров применения

В 2020 году финансовая отрасль столкнулась с рядом беспрецедентных проблем. Однако во всем стоит искать плюсы. Сейчас как никогда компании могут укрепить своё положение, используя роботизированную автоматизацию процессов (или RPA), для финансовых и бухгалтерских операций.

В этой статье мы продемонстрируем 10 лучших вариантов использования роботизированной автоматизации процессов в финансовых операциях. 

Почему банки инвестируют в инструменты RPA?

Чтобы обеспечить себе место под солнцем на высококонкурентном рынке, банки обращаются к технологическим решениям.

Роботизированная автоматизация процессов в сфере финансовых услуг позволяет добиться максимальной эффективности за счёт автоматизации повторяющихся задач без ущерба для персонала. Банковская отрасль инвестирует в RPA, чтобы получить конкурентное преимущество в гонке за цифровую трансформацию за счёт сокращения затрат, повышения качества бизнес-процессов и улучшения обслуживания клиентов. 

Примеры использования RPA в финансах и бухгалтерском учёте

Вот некоторые примеры роботизированной автоматизации процессов в финансовой сфере и выгоды, которые могут получить владельцы бизнеса от ее использования.

1. Автоматизация учета дебиторской задолженности 

Правильный учет дебиторской задолженности напрямую влияет на состояние организации. Ошибки при ведении учета дебиторской задолженности могут привести к нежелательным последствиям. Выполнение таких задач вручную может занять довольно много времени, так как информацию нужно обрабатывать в нескольких системах. 

Использование RPA в финансовой отрасли для автоматизации процесса составления и учета дебиторской задолженности поможет ускорить оплату счетов через автоматическую отправку информации клиентам по электронной почте. Чем раньше клиент получит счёт, тем раньше он заплатит, что устранит нежелательную задержку платежа. 

В целом дебиторская задолженность является хорошей отправной точкой для автоматизации финансовых отделов, поскольку она, как правило, в меньшей степени зависит от внешних документов.  

Ниже приведён список операций, связанных с учетом дебиторской задолженности, в которых автоматизация может быть полезна:

  • Создание коммерческого предложения;
  • Распределение счетов;
  • Кредитный мониторинг клиентов;
  • Отправка уведомлений по электронной почте.

2. Автоматизация учета кредиторской задолженности

Обработка кредиторской задолженности — важная задача, требующая большого количества данных, которые приходится обрабатывать вручную. Используя программных роботов RPA в качестве цифровых сотрудников, счета-фактуры можно автоматически направлять сотруднику, ответственному за их утверждение, а также делать автоматические напоминания о дедлайнах. Программные роботы легко сопоставят данные о покупке с необходимым счётом, сделают сравнение и выделят несоответствия (если таковые имеются) для дальнейшей проверки человеком.

Несколько примеров применения автоматиции в учете кредиторской задолженности:

  • Обработка счетов от поставщиков; 
  • Перекрёстная проверка счетов-фактур поставщика с заказом на поставку;
  • Управление платежами;
  • Ответы на запросы поставщика. 

3. Автоматизация процессов проверки благонадежности клиентов 

По мере того, как нормативные требования становятся всё более жёсткими, процесс проверки благонадежности клиентов может затягиваться. Сотрудники зачастую проводят часы, просматривая внутренние и внешние системы для сбора информации о клиенте.

Программные роботы могут собирать всю необходимую информацию с помощью оптического распознавания символов. Эти извлечённые данные могут быть сопоставлены с информацией в файле, и отчёт будет представлен руководству для принятия обоснованного решения. Если разногласий не обнаружено, роботы автоматически внесут данные в профиль клиента. 

4. Финансовые сверки

Другой пример автоматизации финансов — сверки данных. К концу отчётного периода бухгалтерский учёт должен закрыть записи за месяц, чтобы сбалансировать счета и предоставить точный финансовый отчёт.

Этот процесс является источником постоянного стресса для бухгалтеров из-за извлечения и ввода данных вручную, сверхурочной работы и внимания к деталям. Помимо всего прочего, это парализует работу всего отдела. 

С помощью роботизации ваша команда сможет переключить своё внимание с ввода данных на выполнение реальной аналитической работы, которую роботы пока не могут исполнять. Программного робота можно настроить для проверки различных заказов и транзакционных данных, собранных из нескольких источников. Робот автоматически утвердит все совпадающие заказы и уведомит о расхождениях.

Программные роботы также могут упростить выверку банковских счетов, загружая банковские выписки и связывая их со счетами пользователей, проверяя баланс и транзакции, создавая записи в журнале и многое другое.

Что ещё может делать программный робот:

  • Загрузка данных (например, банковские выписки, остатки на субсчетах) из различных источников во внутренние системы и предоставление отчётов в предварительно утвержденном формате;
  • Загрузка банковских выписок для учётных записей пользователей;
  • Проверка баланса и транзакций и сверка информации с учётными записями пользователей
  • Создание и отслеживание данных в бухгалтерской книге
  • Уведомление о любых неточностях 

5. Обработка документов по командировочным расходам

До Covid-19 люди ездили в командировки, на встречи и конференции. Они возвращались со списком квитанций и счетов. При обработке документов вручную часто обнаруживается, что некоторые из квитанций пропали или не считаются коммерческими расходами. Это напрямую влияет на соблюдение требований и может даже отрицательно сказаться на удовлетворённости работой соответствующего сотрудника. 

Программные роботы могут не только извлекать данные из представленных форм, но и сравнивать их с внутренними правилами компании или нормами законодательства и уведомлять бухгалтерский отдел и сотрудников в случае нарушения политики. 

Некоторые примеры использования программных роботов при обработке квитанций:

  • Извлечение данных из представленной квитанции/счёта; 
  • Проверка данных на соответствие политике компании и требованиям законодательства;
  • Отправка электронного письма, чтобы запросить дополнительную информацию, если возникнет какое-либо несоответствие.

6. RPA в управлении инвестициями 

Платформа RPA может даже выполнять функции инвестиционного менеджера и финансового консультанта. Программные роботы могут отслеживать прошлую и текущую стоимость инвестиций в реальном времени. Они могут оценить портфель и управлять рисками. Это позволит вам принять более обоснованное инвестиционное решение, благодаря информации, основанной на изменениях на рынке в режиме реального времени.

7. RPA в финансовом планировании и прогнозировании

Чтобы чётко видеть текущее положение вещей, важно планировать будущее и ставить правильные цели. Роботов можно настроить для обработки более ранних данных, составления финансовых отчётов из разных отделов и на их основе создавать финансовый прогноз, а также отчёты об отклонениях. Предоставьте вашим сотрудникам возможность заниматься наиболее важными процессами, имея план дальнейших действий. 

8. RPA в операционных финансах и бухгалтерском учёте

Остатки на банковских счетах загружаются в бухгалтерские системы. Это трудоёмкий процесс, который организации автоматизируют, чтобы сократить расходы за счёт экономии усилий своих сотрудников.

Роботизированная автоматизация процессов может преобразовывать данные в формат, который может обрабатывать бухгалтерский или финансовый отдел для последующей отправки отчётов.

  • Форматирование информации в данные, которые может распознать бухгалтерская система;
  • Обновление казначейских систем; 
  • Отправка отчётов;
  • Обновление бухгалтерской книги.

9. Подготовка финансовой отчётности

Безопасный способ контролировать финансовые показатели компании — ежедневно отслеживать отчёты о прибылях и убытках. Однако создание этого отчёта вручную — трудоёмкая задача, RPA может снять эту задачу с вашего финансового отдела и генерировать эти отчёты практически в реальном времени, снижая риск неточностей.  

10. Налоговая отчётность

Налоговая отчётность заполнена рутинными процессами, часто выполняющимися вручную. Разрозненные системы и финансовые процессы для многих организаций часто затрудняют сбор и согласование налоговых данных.

Здесь может существенно помочь автоматизация. Программные роботы могут отвечать за сбор данных, подготовку отчётов, расчёт подлежащих уплате налогов и даже за отправку документов в системы налоговых органов. 

Заключение

Мы рассмотрели 10 вариантов использования RPA в финансах и бухгалтерии.

Роботизированная автоматизация процессов позволяет компаниям достичь безупречности операций без жертв и потери драгоценного времени. Так почему бы не обеспечить бесперебойность финансовых процессов и гарантировать рост вашего бизнеса?

Comments are closed.