RPA для финансов и бухгалтерского учёта: 10 лучших примеров применения

RPA для финансов и бухгалтерского учёта: 10 лучших примеров применения

В 2020 году финансовая отрасль столкнётся с беспрецедентными проблемами. Компании могут укрепить своё положение, используя роботизированную автоматизацию процессов, также известную как RPA, для финансовых и бухгалтерских функций и сосредоточиться на повышении ценности для своих клиентов.

В этой статье мы продемонстрируем 10 лучших вариантов использования роботизированной автоматизации процессов. 

Почему банки инвестируют в инструменты RPA?

Чтобы обеспечить себе место под солнцем на высококонкурентном и зрелом рынке, банки должны обратиться к технологическим достижениям, чтобы обеспечить своим клиентам лучший уровень обслуживания.

Роботизированная автоматизация процессов в сфере финансовых услуг позволяет добиться максимальной эффективности за счёт автоматизации повторяющихся задач без ущерба для численности персонала. Банковская отрасль инвестирует в RPA, чтобы получить конкурентное преимущество в гонке за цифровую трансформацию за счёт сокращения затрат, повышения качества бизнес-процессов и улучшения обслуживания клиентов. 

Варианты использования RPA в финансах и бухгалтерском учёте

Банки могут получить некоторые из следующих преимуществ после успешной интеграции роботизированной автоматизации процессов в свою структуру:

1. RPA в дебиторской задолженности 

Не следует недооценивать важность управлением дебиторской задолженностью, поскольку это напрямую влияет на денежный поток. Неправильное управление этой важной задачей может привести к возникновению нежелательных кассовых разрывов. Важно держать под контролем дебиторскую задолженность, чтобы убедиться, что компания находится в хорошем финансовом положении. 

Выполнение этой простой задачи вручную может занять довольно много времени, так как всю информацию нужно вводить вручную, одновременно работая в нескольких системах. 

Использование RPA в финансовой отрасли для автоматизации дебиторской задолженности поможет ускорить оплату счетов за счёт автоматической отправки их клиентам по электронной почте. Чем раньше клиент получит счёт, тем раньше он заплатит, что устраняет нежелательную задержку платежа. 

В целом дебиторская задолженность является хорошей отправной точкой для автоматизации финансовых отделов, поскольку она, как правило, в меньшей степени зависит от внешних документов.  

Ниже приведён список областей, в которых автоматизация финансов может быть полезна:

  • Создание коммерческого предложения
  • Распределение счетов
  • Кредитный мониторинг клиентов
  • Последующие события

2. RPA в кредиторской задолженности

Обработка кредиторской задолженности — важная задача, требующая большого количества данных, которые приходится обрабатывать вручную. Используя программных роботов RPA в качестве цифровых сотрудников, счета-фактуры можно автоматически направлять сотруднику, ответственному за их утверждение, а также делать автоматические напоминания о дедлайнах. Для роботов RPA довольно просто автоматически сопоставить заказ на покупку с необходимым счётом, сравнить их и пометить несоответствия (если таковые имеются) для проверки.

Несколько примеров:

  • Обработка счетов от поставщиков 
  • Перекрёстная проверка счетов-фактур поставщика с заказом на поставку
  • Управление платежами
  • Ответы на запросы поставщика 

3. RPA в проверке клиентов 

По мере того как нормативные требования становятся всё более жёсткими, процесс проверки излишне затягивается, поскольку ваши сотрудники проводят часы, просматривая внутренние и внешние системы, чтобы собрать информацию о вашем клиенте.

Программные роботы могут собирать всю необходимую информацию с помощью оптического распознавания символов. Эти извлечённые данные могут быть сопоставлены с информацией в файле, и отчёт будет представлен руководству, чтобы оно, в свою очередь, могло принять обоснованное решение. Если разногласий не обнаружено, роботы автоматически внесут данные в профиль клиента. 

4. Межфирменные сверки

Другой пример автоматизации финансов — различные сверки. К концу отчётного периода бухгалтерский учёт должен закрыть записи за месяц, чтобы сбалансировать счета и предоставить точный финансовый отчёт.

Этот процесс является источником постоянного стресса для бухгалтеров из-за извлечения и ввода данных вручную, сверхурочной работы и внимания к деталям. Помимо всего прочего, это парализует работу всего отдела. 

С помощью роботизации ваша команда сможет переключить своё внимание с ввода данных на выполнение реальной аналитической работы, которую роботы пока не могут делать. Вместо этого, можно настроить программного робота для проверки различных заказов и транзакционных данных, собранных из нескольких источников. Робот автоматически утвердит все совпадающие заказы и уведомит о расхождениях.

Программные роботы также могут упростить выверку банковских счетов, загружая банковские выписки и связывая их со счетами пользователей, проверяя баланс и транзакции, создавая записи в журнале и многое другое.

Что ещё может делать программный робот:

  • Загрузка данных (например, банковские выписки, остатки на субсчетах) из различных источников во внутренние системы и предоставлять отчёты в предварительно утвержденном формате
  • Загрузка банковских выписок для учётных записей пользователей
  • Проверка баланса и транзакций, и связывание информации с учётными записями пользователей
  • Создание и отслеживание данных в бухгалтерской книге
  • Уведомление о любых неточностях 

5. Обработка командировок и расходов

До Covid-19 люди ездили в командировки, на встречи и конференции. Они возвращались со списком квитанций и счетов. При обработке квитанций вручную часто обнаруживается, что некоторые пропали или не считаются коммерческими расходами. Это напрямую влияет на соблюдение требований и может даже отрицательно сказаться на удовлетворённости работой соответствующего сотрудника. 

Программные роботы могут не только извлекать данные из представленных форм, они могут сравнивать их с внутрифирменной политикой и нормами законодательства и уведомлять бухгалтерский отдел и сотрудников в случае нарушения политики. 

  • Извлечение данных из представленной квитанции/счёта 
  • Сравнение информации с политикой компании и законодательством
  • Отправка электронного письма, чтобы запросить дополнительную информацию, если возникнет какое-либо несоответствие

6. RPA в управлении инвестициями 

Платформа RPA может даже выполнять функции инвестиционного менеджера и финансового консультанта. Программные роботы могут отслеживать прошлую и текущую стоимость инвестиций в реальном времени. Они могут оценить портфель и управлять рисками. Это позволит вам принять более обоснованное инвестиционное решение, благодаря информации, основанной на изменениях на рынке в режиме реального времени.

7. RPA в финансовом планировании и прогнозировании

Чтобы чётко видеть текущее положение вещей, важно планировать будущее и ставить правильные цели. Роботов можно настроить для обработки более ранних данных, составления финансовых отчётов из разных отделов и на их основе создавать финансовый прогноз, а также отчёты об отклонениях. Предоставьте вашим сотрудникам возможность заниматься наиболее важными процессами, имея план дальнейших действий. 

8. RPA в операционных финансах и бухгалтерском учёте

Остатки на банковских счетах должны быть загружены в казначейские системы. Это трудоёмкий процесс, который организации автоматизируют, чтобы сократить расходы за счёт экономии усилий своих сотрудников.

Роботизированная автоматизация процессов может преобразовывать данные в формат, который может обрабатывать казначейская система и отправлять отчёты.

  • Форматирование информации в данные, которые может распознать казначейская система
  • Обновление казначейских систем 
  • Отправка отчётов
  • Обновление бухгалтерской книги

9. Подготовка финансовой отчётности

Безопасный способ контролировать финансовые показатели компании — ежедневно отслеживать отчёты о прибылях и убытках. Однако создание этого отчёта вручную — трудоёмкая задача, RPA может снять эту задачу с плеч вашего финансового отдела и генерировать эти отчёты практически в реальном времени, снижая риск неточностей.  

10. Налоговая отчётность

Налоговая отчётность заполнена рутинными процессами, которые всё ещё выполняются вручную. Разрозненные системы и финансовые процессы для многих организаций часто затрудняют сбор и согласование налоговых данных.

Вот когда в игру могут вступить автоматизация. Роботы RPA могут отвечать за сбор данных, подготовку отчётов, расчёт подлежащих уплате налогов и даже за отправку документов в системы налоговых органов. 

Заключение

Мы рассмотрели 10 вариантов использования RPA в финансах и бухгалтерии.

Роботизированная автоматизация процессов позволяет компаниям достичь операционного превосходства без ущерба для качества и драгоценного времени. Используйте это, чтобы сделать ваши финансовые и бухгалтерские процессы бесперебойными и гарантировать непрерывный рост.

Comments are closed.