Автоматизация в финансовом секторе: как это работает

Автоматизация в финансовом секторе: как это работает

В автоматизации есть золотое правило: «Если вам приходится делать какую-то задачу регулярно, если эта задача основана на правилах и связана с обработкой данных, она может и должна быть автоматизирована».

К счастью, многие из таких задач зачастую встречаются в отделе финансов, а это значит, что автоматизация может значительно упростить жизнь финансистов.

Эта статья будет интересна лидерам бизнеса и топ-менеджерам, отвечающим за финансы в своих компаниях. Мы сосредоточимся на практических примерах использования RPA в финансах и бухгалтерском учёте. 

Что такое роботизированная автоматизация процессов?

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это технология, в которой используются программные роботы для автоматизации повторяющихся задач. В этой статье мы будем использовать термин «программные роботы» для обозначения основного инструмента RPA. 

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) в финансовых отделах помогает повысить эффективность компании и способствует снижению затрат.

Программные роботы имитируют действия сотрудников на ПК и в веб-приложениях, позволяя контролировать операции, связанные с финансами компании, 24/7. 

Программные роботы для повторяющихся процессов

Компании на протяжении десятилетий внедряют роботов и получают выгоду от возможностей RPA. Ведущая исследовательская компания Gartner назвала ElectroNeek одним из лидеров роботизированной автоматизации процессов в мире. 

Согласно исследованию Gartner, применение RPA в финансах и бухгалтерском учёте может сэкономить до 25000 часов в год. Сэкономленное время можно использовать более продуктивно, например, для аналитических задач.

Конечно, программные роботы могут помогать в отделе финансов, например, собирая данные и, как следствие, расширяя возможности анализа, но они не могут думать за человека. 

Автоматизация финансовых задач выгодна потому, что программные роботы выполняют задачи быстрее, дешевле и лучше. Вся компания может понести убытки, если ее финансовому отделу не хватает точности, поскольку финансовые ошибки могут быть причиной больших убытков и иметь серьёзные юридические последствия. 

Ниже мы рассмотрим 3 примера, в которых RPA может значительно помочь финансовым отделам.

  • Подготовка отчёта о прибылях и убытках;
  • Сверка банковской выписки;
  • Актуализация бухгалтерской отчетности.

Подготовка отчёта о прибылях и убытках

Помните золотое правило автоматизации? «Если задача является повторяющейся, основана на правилах и связана с данными, её следует автоматизировать». Это касается подготовки различных отчётов, включая, помимо прочего, отчёт о прибылях и убытках. 

По сей день существуют компании, которые ежедневно составляют такие отчёты для отслеживания финансового состояния компании. Многие из них используют устаревшие системы, электронные таблицы Excel и в значительной степени полагаются на труд сотрудников. 

RPA может повысить точность отчётов до 100%, в то же время сократив время, необходимое для их подготовки, в 3 раза. 

Сверка банковской выписки

Сверка банковской выписки — это процесс, который включает в себя проверку баланса банка по его бухгалтерским записям с балансом из фактической банковской выписки. Банковская сверка выполняется в регулярные периоды времени и нужна для гарантии точности данных компании, что делает данный процесс идеальным для автоматизации.

Извлечение данных из банковских выписок для их сопоставления с внутренними записями компании не должно выполняться вручную. Эта задача основана на правилах, а значит, программный робот может взять её на себя. 

Примечание: если вы меняете банк, не забудьте обновить инструкцию для программного робота. 

Актуализация бухгалтерской отчетности

Бухгалтерская отчетность должна постоянно актуализироваться свежими данными о доходах, расходах, активах и обязательствах компании. Как правило, эта информация поступает из устаревших систем, а затем проверяется финансовыми аналитиками вручную. Процесс занимает очень много времени. Чтобы сэкономить время и минимизировать финансовые ошибки из-за человеческого фактора, компании используют роботов RPA.

Кстати, RPA — отличный инструмент для интеграции с устаревшими системами. 

Автоматизация финансов: смена приоритетов команды

В этой статье мы рассмотрели 3 вида финансовых операций, в которых RPA может стать полезным инструментом в вашей компании. Процессы на основе правил, подобные упомянутым в этой статье, являются идеальными для автоматизации. Если вы можете дать подробные структурированные инструкции своему младшему финансовому аналитику по исполнению того или иного процесса , скорее всего, программные роботы тоже могут воспроизвести данный процесс. При этом сотрудник сможет посвятить время аналитическим задачам. 

Роботизированная автоматизация процессов набирает обороты в финансовых отделах не только крупных корпораций, но и малого и среднего бизнеса. Внедряя RPA в свой бизнес, вы не только сокращаете операционные расходы и перестраиваете приоритеты для своих сотрудников, но и упрощаете документооборот во всей компании.

Готовы к автоматизации финансовых процессов? Свяжитесь с нами!

Comments are closed.