RPA в финансах: как это работает

RPA в финансах: как это работает

Золотое правило автоматизации звучит так: «Если вам приходится делать что-то регулярно, если это задача, основанная на правилах, и она имеет какое-то отношение к обработке данных — она может и должна быть автоматизирована».

К счастью, многие из таких задач — идеальные претенденты на автоматизацию в области финансов. 

Эта статья будет интересна бизнес-лидерам, отвечающим за финансы в своих компаниях, мы сосредоточимся на практических примерах использования RPA в финансах и бухгалтерском учёте. 

Что такое роботизированная автоматизация процессов?

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это технология, в которой используются программные роботы для автоматизации повторяющихся задач. В этой статье мы будем использовать термин «программные роботы» для обозначения основного инструмента RPA. 

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) в финансах помогает повысить эффективность компании и способствует снижению затрат.

Программные роботы имитируют действия сотрудников на ПК и в веб-приложениях, позволяя контролировать финансы компании 24/7. 

Программные роботы для повторяющихся процессов

Компании внедряют RPA в свои бизнес-процессы на протяжении десятилетий и извлекают выгоду из этого. Gartner, ведущая исследовательская компания, назвала ElectroNeek ведущим мировым поставщиком роботизированной автоматизации процессов (RPA). 

В своём исследовании Gartner утверждает, что применение RPA в финансах и бухгалтерском учёте может сэкономить 25000 часов в год. Это время можно использовать для анализа данных или для других не менее важных задач.

Конечно, программные роботы могут помогать в отделе финансов, например, собирая данные и, как следствие, расширяя возможности анализа, но они не могут думать за человека. 

Автоматизация финансовых задач так хороша потому, что программные роботы выполняют задачи быстрее, дешевле и лучше. Вся компания может понести убытки, если ее финансовому отделу не хватает точности, поскольку финансовые ошибки особенно дороги и потенциально могут иметь серьёзные юридические последствия. 

Ниже мы обсудим 3 процесса, с выполнением которых, программные роботы могут помочь:

  • Подготовка отчёта о прибыли и убытках
  • Сверка банковской выписки
  • Обновление бухгалтерской книги

Подготовка отчёта о прибыли и убытках

Помните золотое правило автоматизации? «Если это повторяющаяся задача, основанная на правилах и имеющая дело с данными, её следует автоматизировать». Это касается подготовки различных отчётов, включая, помимо прочего, отчёт о доходах и убытках (P&L). 

По сей день существуют компании, которые ежедневно составляют такие отчёты для отслеживания подверженности рискам. Многие из них используют устаревшие инструменты, электронные таблицы Excel и в значительной степени полагаются на труд сотрудников. 

RPA может повысить точность отчётов до 100%, в то же время сократив время, необходимое для их подготовки в три раза. 

Сверка банковской выписки

Сверка банковской выписки — это процесс, который включает в себя проверку баланса банка по его бухгалтерским записям с балансом из фактической банковской выписки. Банковская сверка выполняется через регулярные промежутки времени для всех банковских счетов, чтобы гарантировать точность записей компании, что делает этот процесс ещё одним кандидатом на автоматизацию.  

Извлечение данных из банковских выписок для согласования записей с внутренними записями компании не должно выполняться вручную. Эта задача основана на правилах, а значит, программный робот может взять её на себя. 

Примечание: если вы меняете банк, не забудьте обновить инструкцию для программного робота. 

Обновление бухгалтерской книги

Бухгалтерская книга должна постоянно обновляться свежими финансовыми данными о доходах, расходах, активах и обязательствах компании. Как правило, эта информация поступает из устаревших систем, а затем проверяется финансовыми аналитиками. Если делать это вручную, то процесс занимает очень много времени. Чтобы сэкономить время и минимизировать финансовые ошибки из-за человеческого фактора, компании используют роботов RPA. Кстати, RPA — отличный инструмент для интеграции с устаревшими системами. 

Автоматизация финансов: измените приоритеты своей команды

В этой статье мы рассмотрели 3 области автоматизации финансовых процессов, в которых RPA может быть очень полезной. Процессы на основе правил, подобные упомянутым в этой статье, являются идеальными кандидатами для автоматизации. Если вы можете дать подробные и логичные инструкции своему младшему финансовому аналитику, скорее всего, роботы RPA тоже смогут это делать и позволят сотрудникам посвятить своё время аналитическим задачам. 

Роботизированная автоматизация процессов набирает обороты в финансовых отделах не только крупных корпораций, но и малого и среднего бизнеса. Внедряя RPA в свой бизнес, вы не только сократите операционные расходы и реорганизуете приоритеты своих сотрудников, но и сможете упростить документооборот во всей компании.

Готовы автоматизировать свои финансовые процессы?

Comments are closed.