Автоматизация продаж: как перестать заполнять отчеты и начать продавать

Автоматизация продаж: как перестать заполнять отчеты и начать продавать

«Продай мне эту ручку». Этот классический подход к продажам, скорее всего, не будет работать в вашей команде, если у вас нет четкого представления о том, сколько времени ваши сотрудники тратят на продажи, а не на вспомогательную деятельность 

Откроем небольшой секрет: в среднем, специалисты отдела продаж тратят чуть больше трети (36%) своего рабочего времени непосредственно на продажи, а оставшуюся часть времени у них отнимают малоэффективные и трудоемкие административные задачи. Все было бы иначе, если бы они автоматизировали рутинные процессы.

О чем говорит статистика?

Статистика выше связана с жесткой конкуренцией на рынке и растущей цифровизацией. Менеджеры по продажам уделяют все больше внимания потребностям клиентов, они должны структурировать свою работу на всех точках соприкосновения с клиентом, что, в свою очередь, приводит к увеличению количества рутинных и повторяющихся задач. CRM-системы созданы для того, чтобы взять часть такой работы на себя. Однако это не всегда возможно из-за особенностей IT-инфраструктуры той или иной компании и уникальных характеристик бизнес-процессов внутри. 

В этой статье мы хотели бы помочь владельцам бизнеса и топ-менеджерам повысить эффективность рабочих процессов в отделе продаж. Мы определим области применения роботизированной автоматизации процессов, опишем ее преимущества и покажем несколько примеров использования RPA в отделах продаж. 

Что такое RPA и почему автоматизация важна в продажах

Поскольку мы будем часто использовать аббревиатуру RPA в этой статье, разберемся с определением: 

RPA (Robotic Process Automation) или роботизированная автоматизация процессов — это технология по созданию программных роботов, которые имитируют действия человека. Автоматизация подходит для рутинных, повторяющихся задач, основанных на правилах, которые обычно занимают слишком много времени, если их выполнять вручную.

Определение говорит само за себя: характер описываемых задач едва ли соответствует тому типу работы, с которой должен быть связан отдел продаж. Однако в реальности все обстоит немного иначе, так как отдел продаж является такой же структурной единицей, как и другие отделы, и имеет свой перечень повторяющихся, рутинных задач.

В этом отношении внедрение роботизированной автоматизации процессов может иметь несколько существенных преимуществ, а именно:

Повышение производительности

Многозадачность — стрессовая тема для специалистов отдела продаж и зачастую причина отставания по многим показателям. Не всегда руководители отделов понимают, что могли бы избежать неуклонно падающих показателей, если бы начали автоматизацию рабочих процессов. Статистика показывает, что от 40 до 60 процентов задач можно автоматизировать. Инструменты RPA позволяют анализировать время, затрачиваемое менеджерами по продажам на различные задачи, и выявлять неэффективные процессы, что позволяет уменьшить количество ситуаций, в которых нужно выполнить ‘всё и сразу’.

Оптимизация рабочих нагрузок

Программные роботы позволяют вашей команде автоматизировать все рутинные процессы для CRM, электронной почты, электронных таблиц и любых SaaS-решений. Такие роботы выполняют роль виртуальных сотрудников, которые берут на себя утомительную часть работы, давая менеджерам по продажам возможность гарантировать высокое качество предоставляемых услуг клиентам.

Повышение лояльности клиентов

RPA дает вашей команде возможность сосредоточиться на построении отношений с клиентами, доверив рутину роботам. Например, робот может собирать и структурировать данные от потенциальных клиентов, а также отвечать на часто задаваемые  вопросы о продукте 24/7/365, в то время как люди сосредотачиваются на более эффективной работе на последующих этапах воронки.

Точная отчетность

Отчетность — один из важнейших аспектов правильного управления процессом и командой. Однако сложность заключается в том, что на ее подготовку уходит очень много времени. Инструменты автоматизации информируют вас о повседневной работе ваших сотрудников, а также помогают им составлять более точные отчеты в короткие сроки, что позволяет выстраивать надежную стратегию продаж, основанную на реальной производительности.

RPA в продажах: области автоматизации

RPA может эффективно применяться практически во всех отраслях бизнеса. По данным McKinsey Global Institute (MGI), от 13 до 50% функций продаж можно автоматизировать, при этом 13% относится к ситуациям, где человек играет решающую роль (например, идентификация и квалификация лидов), а 50% — к случаям, где привлечение человека играет меньшую роль (например, управление заказами).

Следует отметить, что привлечение новых клиентов часто основывается на пересечении двух направлений: маркетинга и продаж. И хотя маркетинг ушел далеко вперед в плане внедрения автоматизированных решений, производительность продаж по-прежнему в основном зависит от человеческого фактора. Тем не менее, в продажах есть огромное количество функций, которые можно автоматизировать. Некоторые из них (например, управление заказами), будучи наиболее трудоемкими, даже не оказывают прямого влияния на продажи.

Ниже приведены ключевые направления автоматизации рабочего процесса в продажах: 

  • Стратегия продаж и стратегическое планирование

Прогнозирование, планирование, распределение ресурсов, анализ каналов привлечения

  • Выявление и квалификация лидов

Планирование для новых и существующих клиентов, управление потоком клиентов

  • Управление ценовой политикой

Прайсинг, мониторинг цен конкурентов

  • Управление заказами

Кредитные проверки, выставление счетов, обработка заказов

  • Поддержка клиентов после закрытия сделок

Регулярный мониторинг, отслеживание и управление запросами клиентов после завершения сделок

  • Вспомогательная функция

Отчетность, анализ, обучение, администрирование, подготовка материалов для отдела продаж.

RPA: 5 примеров использования в продажах

Теперь, когда вы знаете почти все основные характеристики RPA и ее преимущества для отдела продаж в теории, давайте рассмотрим несколько примеров того, как RPA может повысить ценность работы отдела продаж на практике.

Пример 1: Управление данными

Задача: отдел продаж крупного медицинского центра тратит от 40 до 60 часов в месяц на создание и обновление базы данных, содержащей контактную информацию о потенциальных клиентах — 5000 контактов обновляется вручную отделом продаж из различных источников. Поскольку обработка выполняется вручную, чем больше данных в базе, тем сложнее следить за точностью внесенной информации.

Решение: программный робот автоматизирует процесс сбора и обновления контактных данных в CRM. Более того, он сканирует веб-сайты и другие источники, чтобы найти дополнительную информацию и детали о потенциальных клиентах. Обновление выполняется автоматически и сводит к минимуму любые ошибки.

Результаты:

  • Более тщательный и структурированный процесс управления данными 
  • Расширенный подход к организации данных, ориентированный на продажи
  • Более 500 рабочих часов экономии в год

Пример 2: Отчетность

Задача: руководитель отдела продаж ежемесячно и ежеквартально собирает данные о производительности 13 специалистов отдела продаж на основе их активности в различных каналах продаж: телефонные звонки, электронные письма или офлайн-общение. Затем менеджер вводит данные в CRM и рассчитывает ежемесячные и ежеквартальные бонусы для каждого члена команды. Результаты представлены в виде диаграмм и графиков в отчетах. Весь процесс, от сбора данных до построения отчета, занимает от 3 до 5 рабочих дней.

Решение: робот автоматизирует сбор данных, сканируя все источники, содержащие информацию о телефонной, email и оффлайн-активности команды. После сбора данных он вводит их в CRM, где автоматически рассчитываются индивидуальные бонусы. После завершения работы программный робот отправляет электронное письмо с отчетом всем причастным сторонам.

Результаты:

  • Расширенные возможности для анализа командных результатов
  • Более структурированный процесс управления отчетами 
  • Более 120 рабочих часов экономии в год

Пример 3: Управление договорами и документами

Проблема: когда дело доходит до крупных сделок и крупных клиентов, обычный цикл управления контрактами от выставления счетов и подготовки документов до фактических контрактов и подписания для отдела продаж в производственной компании среднего размера может занять от 1 до 2 недель.

Решение: программный робот обеспечивает автоматизацию заказов и управление контрактами. Он готовит необходимый набор документов на основе данных CRM, выполняет проверку персональных данных, пересылает документы по электронной почте с помощью приложений для управления виртуальными контрактами и отмечает завершение обработки контрактов в автоматизированной системе продаж.

Итоги:

  • Цикл управления контрактами сокращен на 5 дней
  • Повышение качества обслуживания клиентов 

Пример 4: Удержание клиентов

Задача: менеджер отдела продаж академии онлайн-обучения среднего размера ежедневно отслеживает активность существующих учетных записей, выявляя аккаунты с просроченным платежом или продлением подписки, вводит данные таких клиентов в CRM как потенциальную возможность для новых продаж. В среднем, на это уходит от 15 до 30 минут в день.

Решение: робот автоматизирует процесс проверки статусов клиентов, вносит данные в CRM, а затем уведомляет менеджера отдела прожа.

Итоги:

  • Повышение качества обслуживания с учетом потребностей клиентов
  • 250 — 500 рабочих часов экономии в год

Пример 5: Мониторинг цен конкурентов

Следующий кейс — отличный пример реализации RPA на пересечении продаж и маркетинга, как упоминалось выше.

Задача: менеджер отдела продаж крупной компании по продаже одежды тратит от 1 до 2 часов в неделю на исследование сайтов конкурентов для отслеживания изменений цен на товары из интересующих компанию категорий. Все данные по нескольким элементам собираются в электронной таблице Excel и обновляются еженедельно.

Решение: программный робот просматривает веб-сайты конкурентов и ежедневно собирает необходимые данные. Более того, ввод данных также автоматизируется. Кроме того, все заинтересованные стороны уведомляются о значимых изменениях в ценах конкурентов.

Итоги: 

  • Менеджер отдела продаж теперь полностью вовлечен в привлечение потенциальных клиентов
  • Около 1000 рабочих часов экономии в год 

Заключение

В этой статье мы рассмотрели области применения RPA и преимущества автоматизации перед традиционными методами работы, показав наглядные примеры ее использования в отделах продаж.

В заключение следует отметить, что сегодняшняя реальность для отдела продаж наполнена десятками рутинных задач и несмотря на технологические достижения, большинство специалистов все еще сталкиваются с ситуациями, когда они тратят огромное количество времени на ввод и удаление данных, обновление CRM и даже исправление ошибок, связанных с оформлением и управлением заказами . 

RPA может взять на себя часть изнурительных задач и вернуть вашей команде драгоценное время, которое можно эффективно потратить на задачи в рамках их основной специализации: активные продажи, общение с клиентами, улучшение клиентского сервиса. Как результат, уже спустя несколько месяцев, помимо возросшего дохода каждого члена вашей команды, вы почувствуете увеличение прибыльности всего предприятия.

Comments are closed.