Как автоматизировать выставление счетов: преимущества и примеры применения RPA

Как автоматизировать выставление счетов: преимущества и примеры применения RPA

Процесс выставления счета за товар или услуг — один из самых старейших в мировой истории. Сегодня он подвергся эволюционным изменениям, однако любой владелец бизнеса или финансовый менеджер согласится с тем, что процессы выставления счетов по-прежнему перегружены трудоёмкими операциями и задачами, которые приходится выполнять вручную. И вот тут может пригодиться автоматизация.  

В этой статье мы обсудим критические проблемы выставления счетов, преимущества автоматизации при выставлении счетов и покажем на простых примерах, как инструменты RPA могут помочь вам упростить важные задачи независимо от их сложности.

Зачем нужна автоматизация в выставлении счетов

Когда дело доходит до процессов выставления счетов, наиболее распространённые проблемы связаны с характером процессов и временем, которое они занимают. 

  • Повторяющиеся и рутинные задачи, выполняемые вручную

Пример: загрузка счетов-фактур из электронных писем, чтение и ввод данных в систему планирования корпоративных ресурсов. Помимо того, что ваши сотрудники тратят драгоценное время, монотонная деятельность вызывает у них дополнительную усталость и стресс. 

  • Более длинные циклы

Пример: обработка счетов занимает больше времени из-за ввода данных вручную и необходимости подтверждения от руководства. Это может вызвать недовольство качеством обслуживания.

RPA в выставлении счетов: области автоматизации

Существует множество областей, в которых вы можете использовать инструменты RPA, в частности платформу ElectroNeek, для автоматизации процессов выставления счетов. Среди наиболее важных и распространённых можно выделить следующие:

  • Отслеживание фактического и запланированного времени, потраченного на клиента или проект;
  • Установка мультивалютных пользовательских курсов и возможность управлять библиотекой продуктов и услуг с пользовательскими прайс-листами;
  • Выставление счетов и их отправка в виде файлов PDF;
  • Автоматизация напоминаний о поздних выставлениях счетов, запланированных и повторяющихся счетов;
  • Сравнение бюджетных сценариев с фактическими доходами или расходами и создание прогнозов на основе всех запланированных счетов-фактур и зарегистрированных сделок.

Преимущества автоматизации выставления счетов

Прежде чем переходить к преимуществам автоматизации, давайте рассмотрим её возможности. 

Что на самом деле делает автоматизация роботизированных процессов? 

Роботизированная автоматизация процессов — это технология, которая имитирует поведение человека при выполнении повторяющихся, рутинных, основанных на правилах и обычно трудоёмких задач.

Программные роботы RPA имитируют действия сотрудников на ПК и в веб-приложениях, позволяя предприятиям различного размера и специфики избегать ошибок в повседневных задачах во многих областях, включая выставление счетов. 

Что касается цен на такую ​​технологию, тарифы на выставление счетов за RPA варьируются в зависимости от поставщиков, однако из-за растущей конкуренции вы можете найти доступную реализацию RPA и лицензионные сборы.

Среди множества преимуществ автоматизации процессов выставления счетов стоит обратить внимание на два наиболее важных:

  • Быстрый процесс адаптации клиентов

Адаптация так же важна, как привлечение потенциальных клиентов и выставление счетов. Она подразумевает скрупулёзный подход и внимание к деталям:

  • Отправкой точной информации без пропуска важных деталей;
  • Правильным вводом данных учётной записи.

Любые недостатки на этих этапах могут привести к серьёзным последствиям и, в конечном итоге, к снижению удовлетворённости клиентов. Автоматизируя эти области, вы можете ускорить процесс адаптации и избежать ошибок и неточностей.

  • Точное и своевременное выставление счетов

Процесс выставления счёта может быть сложным, так как изменения в разных типах клиентов и областях усложняют процессы поиска, согласования и проверки деталей.

С помощью программного обеспечения для автоматического выставления счетов вы можете облегчить данный процесс и достичь высочайшего результата в наиболее подверженных ошибкам областях.

Автоматизация выставления счетов: примеры использования 

Рассмотрим варианты использования автоматизации выставления счетов в различных отраслях. В качестве примера мы взяли 2 сектора — производство и банковское дело, и показали, где в основном вы можете использовать автоматизацию и какие результаты она может принести.

Пример 1: Производство

Задача: специалист по бухгалтерскому учёту крупной производственной компании получает множество счетов от поставщиков и распределяет платежи вручную с помощью Excel и SAP. Процесс занимает от 30 до 60 минут, в зависимости от объёма данных. 

Решение: программный робот, который следует заранее определённым правилам и инструкциям, позволяет автоматизировать процесс управления данными и выставления счетов. 

Итоги: 

  • Улучшение процесса управления данными;
  • 100% точность обработки счёта; 
  • Экономия более 200 рабочих часов в год

Пример 2: Банковское дело

Задача: сотрудник отдела бухгалтерии банка ежедневно тратит порядка 45 минут на сбор данных счетов вручную и вводит данные из счетов в системы учёта.

Решение: использование программного робота автоматизирует процесс оцифровки данных. После обработки счетов робот вводит данные в системы учёта и выполняет сверку (при необходимости) для дальнейшей обработки.

Итоги:

  • Повышена точность управления счетами;
  • Экономия более 800 рабочих часов в год.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели проблемы обработки счетов, преимущества автоматизации при выставлении счетов и продемонстрировали примеры использования RPA в нескольких отраслях. 

Как видите, роботизированная автоматизация процессов помогает повысить продуктивность цикла выставления счетов для компаний любой отрасли и размера. Так зачем упускать такие огромные возможности?

Узнайте больше о решениях ElectroNeek и расширьте возможности своей финансовой команды с помощью усовершенствования процессов и задач.

Создайте своих программных роботов сегодня и помогите своей команде работать более продуктивно!

Comments are closed.